Team Collaboration mit DropBox als Collaboration Tool

Kennen Sie das Problem bei der Zusammenarbeit mit Ihrem Team, wenn man nicht an einem Ort und nicht mit den gleichen Rechnern arbeitet? Das Zauberwort heißt in diesem Fall Collaboration.

Es gibt viele Konzepte für Collaboration Tools, viele sind sehr durchdacht, viele kostenpflichtig und viele völlig überladen mit nutzlosen Features.

Ein sehr einfacher Ansatz für so ein Collaboration Setup ist ein simpler FTP Server. Jedes Teammitglied bekommt Zugangsdaten zum Server und lädt nach getaner Arbeit seine Unterlagen und Files auf den FTP Server.

Ein FTP Server bringt jedoch ein paar Probleme mit sich. Sie bearbeiten die bereits vorhandenen Dateien lokal und überschreiben das File, das auf dem Server liegt. Im dümmsten Fall arbeiten zwei Leute gleichzeitig an dem File und überschreiben so gegenseitig Ihre Arbeit.

Weiters sind Leute grundsätzlich vergesslich, Sie können annehmen, das nicht jeder sofort nach der Arbeit seine Daten auf den FTP Server lädt, sondern das nur ab und zu tun wird. Wer kennt nicht die Situation in der genau das eine File leider nicht aktuell am Server verfügbar ist, sondern nur lokal auf einem Rechner, wo genau an diesem Tag dieser nicht telefonisch erreichbar ist, usw…

Der große Vorteil am FTP Server liegt auf der Hand, wenn Sie diesen Server betreiben, dann haben Sie alles unter Kontrolle und keiner kann auf diese Daten zugreifen, solange Sie ihm keinen Zugang geben.

Eine recht kostengünstige Alternative bringt hier der Service DropBox.

Das Konzept von DropBox ist jedem Accountbesitzer einen Speicherplatz im Internet zur Verfügung zu stellen und zusätzlich dazu ein kleines Programm, desses einfache Aufgabe es ist, diese Daten von jedem Rechner aus zu laden und abzugleichen.

Einfach erklärt in einem Beispiel
Sie besitzen einen PC zu Hause, ein Netbook für unterwegs, ein Smartphone sowie einen Rechner an Ihrem Arbeitsplatz. Sie arbeiten für ein Projekt nicht immer von gleichen Rechner aus. Mal arbeiten Sie im Office, mal unterwegs am Netbook und nach einem Geistesblitz abends am Rechner zu Hause.

Denken Sie sich dieses Beispiel praktisch durch, wie oft Sie ein File per VPN oder FTP irgendwohin speichern müssen, bzw. einen USB Stick damit befüllen.

Mit DropBox geht das ganz einfach:

• Sie registrieren sichen zB einen Gratis Account mit dem Speichervolumen von 2 GB.
• Sie installieren die DropBox Applikation auf Ihrem Office Rechner, Ihrem Netbook und Ihrem Rechner zu Hause.
• Starten Sie die Collaboration

Wenn Sie nun ein File auf irgendeinem Rechner bearbeiten und abspeichern, dann tun Sie das direkt im lokalen DropBox Verzeichnis. Mit dem Abspeichern der Datei synchronisiert der Service die Datei mit dem Online Speicherplatz.

Wechseln Sie also kurz darauf auf einen anderen Rechner, so erkennt die Client Applikation, dass das File auf dem Speicherplatz aktueller ist, als das am lokalen Rechner und so synchronisiert er den online Speicherplatz mit dem lokalen Verzeichnis. In wenigen Augenblicken haben Sie den aktuellen Stand Ihrer Dokumente auch auf dem neuen Rechner und können dort weiterarbeiten, wo Sie am Rechner zuvor aufgehört haben.

Wir verwenden Drop Box bereits im 4ten Projekt und sind voll und ganz damit zufrieden.

Hinweis:
Der Gratis Account von DropBox umfasst das Speichervolumen von 2 GB. Möchten Sie ebenfalls einen Account anlegen, dann verwenden Sie doch unseren Partnerlink zu DropBox und Sie bekommen, genauso wie wir zusätzlich 250 MB Speichervolumen gutgeschrieben.